En tiempos pasados, los archivos históricos fueron lugares de almacenamiento de los documentos que habían perdido su fase activa, es decir, se tomaban como depósitos de “papeles viejos” sin tener en consideración que dichos documentos son los que cuentan nuestra historia. Muchos de ellos se extinguieron o sufrieron grandes pérdidas por el desprecio que se les tenía a este tipo de objetos. El centralismo, las guerras, la supresión, en ocasiones, de los ayuntamientos y sobre todo, el desconocimiento de su contenido y del valor que esto representa para la historia, fue que muchos testimonios se perdieran.

La llegada de Juan de Montoro, junto con Jerónimo de la Cueva, Alonso de Alarcón y nueve vecinos mas, llegaron a poblar la Villa de Aguascalientes. Fue el Gobernador de Nueva Galicia, Jerónimo de Orozco quien a nombre del Rey Felipe II firmó el acta de fundación el 22 de octubre de 1575. Antecedente que marca el inicio en la recopilación de documentos.

Aguascalientes pertenecía al virreinato de la Nueva Galicia que comprendía principalmente los actuales estados de Jalisco, Zacatecas, Aguascalientes, entre otros; con la división de Intendencias Aguascalientes perteneció a Jalisco, pero posteriormente se incorporó a Zacatecas; es a partir de esta fecha en que algunos de los expedientes pasaron al Archivo de la ciudad en el año de 1789. Desafortunadamente muchos de ellos se dispersaron a Jalisco, Zacatecas y México hasta que el Estado logró su independencia en 1835.
 
 El primer antecedente data de 1874 y consiste en un inventario que se elaboró en ese año para entregar el archivo al nuevo gobierno municipal; en él se enumera y describe cada documento por año, de 1836 a 1874, con dos lagunas, de 1837 a 1845 y de 1859 a 1861.

Para 1863 parte de los documentos de la Jefatura Política durante el gobierno de José María Chávez fueron destruidos por el bandido Juan Chávez y los franceses, y no fue sino hasta la salida del ejército y muerte del bandido, que en 1874 se elaboró un inventario para entregarlo al nuevo gobierno de Patricio de la Vega.

En el año de 1874 y hasta 1894, el Secretario del Ayuntamiento, José Inés Bernal quien llevaba el archivo, inició un sistema de registros para controlar los préstamos de documentos. El contenido de este expediente llama la atención  por el cuidado con que se fueron anotando las condiciones de cada préstamo, lo cual refleja la seriedad con que el encargado del archivo realizaba su trabajo en una época en que la conciencia archivística era cosa rara.

En 1900 se hizo un nuevo recuento de documentos por dueños de ocasión y l ignorancia de algunos encargados del archivo se formaba de 3, 434 legajos. El dato ilustra sólo si lo comparamos con los cerca de 27, 000 expedientes trabajados que hoy tenemos en el fondo Histórico, sin contar los de 1933 a 1960 cuya transferencia está en proceso.

En los primeros diez años del presente siglo no se encuentra todavía ningún testimonio sobre la conservación de correspondencia, en cambio, lo generado entre septiembre de 1910 y septiembre de 1912 quedó registrado en un documento que, además de ser útil como punto de referencia sobre la evolución del Archivo, sintetiza muy bien los asuntos que cotidianamente eran tratados por el gobierno municipal de esos años.

En diciembre de 1912, en asamblea ordinaria del Ayuntamiento, se propuso y aceptó al señor Santiago Aguilar como responsable del Archivo del Ayuntamiento argumentando que “desde hace más de un mes se han suspendido los trabajos de organización, debido a que la persona encargada se ha separado de su cargo. Ahora bien, siendo indispensable, en concepto de los suscritos, que los expresado trabajos continúen desde luego…” según lo expresa el documento que se encuentra en la caja 389, expediente 13.

En el documento que se encuentra en la caja 493, expediente 30 del año de 1919 y debido a la producción documental el Oficial Mayor pide que se desocupe la pieza que ocupa el juzgado menor para instalar allí el archivo que fue precisamente la que se encontraba junto a la cárcel de varones en la primera calle de Colón.

Allí permaneció por muchos años. Durante los años cuarenta, cincuenta y sesenta del siglo XX, los documentos eran guardados en cajitas de madera hechas ex profeso para su conservación. Una de las personas que más se preocuparon por el resguardo del archivo fue el profesor José T. Vela Salas, quien estuvo encargado de 1969 a 1980.

En la estructura administrativa municipal y hasta 1980 el archivo estuvo bajo el cuidado denominado “encargado del archivo” según aparece en las nóminas del personal, sencillez que se explica si tomamos en cuenta que el Ayuntamiento tenía esquemas poco complicados comparados con los actuales. A partir de 1981 hasta 1983 se nombró como Asesor al archivista Ángel Hernández Arias y al año siguiente se le nombró como Jefe de departamento de Control Patrimonial y Archivo y así

En el año de 1981 se da mayor realce a esta dependencia al fijarse los primeros puntos normativos para la administración de documentos a través del Reglamento del Archivo Municipal  y que fue aprobado por el cabildo según consta en el Periódico Oficial. En los años siguientes se ha ido modificando según las necesidades como la de 1991 cuando fue elevado a Archivo “General” lo cual implica la responsabilidad y la garantía de que el destino de la documentación de todas las dependencias de la administración se encuentren allí resguardadas.

En el año de 1991 la entonces presidenta municipal Lic. María Alicia de la Rosa, compró la finca ubicada en ubicada en el número 220 de la calle de Juan de Montoro la cual fue destinada para albergar el archivo histórico municipal y funcionó desde 1992 hasta la actualidad (2009).

Según sus propias palabras, dicho inmueble fue adquirido “por la importancia que tiene como memoria institucional, iniciamos un profundo proceso de modernización del Archivo Municipal, llevando a cabo la depuración y reorganización del patrimonio histórico y documental allí contenido; así como dotándolo de un edificio apropiado”.

En 1997 se anexó el área de Oficialía de Partes que fue creada en 1990 con el nombre de Registro de Correspondencia, por iniciativa de la propia jefatura, con el objeto de llevar un control sobre toda la correspondencia interna y externa, recibida y enviada por las dependencias de la Presidencia Municipal. De 1993 hasta el tercer mes de 1997 había pertenecido a la Dirección de Recursos Materiales, pero por la decisión de los directivos se hizo el cambio correspondiente. Ésta área que se encontraba en Palacio Municipal en la primera oficina a mano derecha, en la actualidad se encuentra del lado izquierdo desde 2005.

Del año 2005 al 2007 el fondo histórico fue reclasificado ya que muchos de los documentos estaban catalogados como “asuntos varios” sin determinar explícitamente el asunto del que se trataba.

También fue a partir del 2005 que se ofrece al público un Boletín del Archivo General Municipal donde se difunde la historia con los documentos que se encuentran allí resguardados, al mismo tiempo que se hacen presentaciones gráfico-documentales de fotografías, impresos, mapas y planos históricos.

En el 2007 se capturó toda la información del catálogo temático con el objeto de que toda la información se encuentre disponible en los medios informáticos y la consulta a investigadores y público en general sea más expedita.